ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО СИСТЕМЫ

 

Гончарова С.А.

Санкт-Петербургский университет технологий

управления и экономики,

Санкт-Петербург, Россия

 

 

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО СИСТЕМЫ

 

Аннотация: Решение задачи эффективности производства и повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции тесно связано с автоматизацией управленческих решений. В статье рассмотрено понятие электронного документооборота и системы электронного документооборота, трудности внедрение на предприятии и необходимые этапы для успешного внедрения. Отмечается, что эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами. Приведены критерии разработки систем электронного документооборота.

Ключевые слова: управление производством, бережливое производство, проектирование бизнес-процессов, документационный менеджмент, система электронного документооборота.

Abstract: Solving the problem of production efficiency and improving the competitiveness of products is closely related to the automation of management decisions. The article deals with the concept of electronic document management and electronic document management system, the difficulties of implementation in the enterprise and the necessary steps for successful implementation. It is noted that the effectiveness of any organization depends on the efficiency of document processing, the speed of information distribution between departments of the organizational structure and contractors. The criteria for the development of electronic document management systems are given.

Keywords: Production management, lean production, business process design, documentation management, electronic document management system.

 

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Это система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля над исполнением и защитой от несанкционированного доступа.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата [1].

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Бережливое производство - концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя.

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой взаимосвязанную            систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эта система позволяет управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания до их уничтожения. [2]

 

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением доступного интернета. Первоначально она была предназначена для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Как только СЭД доказала свою эффективность для делопроизводства, она стала внедряться в структуры как государственных организаций, так и в частные организации. С развитием СЭД в них стали появляться новые функции, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с разработкой и движением документов.

Существует множество программ для обеспечения электронного документооборота:

1.         Диадок;

2.         Directum;

3.         DocsVision;

4.         Globus Professional;

5.         1C: Документооборот и др.

По функциональности и решаемым задачам выделяют несколько типов СЭД:

•          Системы делопроизводства. Они предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

•          Электронные архивы. Эти системы ориентированы на эффективное хранение и поиск нужных данных.

•          Workflow-системы («поток работ»). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам.

•          ЕСМ-системы. Это комплексные системы, которые реализуют сразу несколько функций - управление документами и записями, потоками работ, веб-контентом, знаниями и т.д.

Автоматизация документооборота является трудным процессом в связи со сложностью индивидуальной настройки оборота документов под нужды организаций, в связи со спецификой работы которых требования к функционалу СЭД будут индивидуальными.

В процессе работы с электронными документами сотрудники сталкиваются с некоторыми проблемами, при пересылке файлов по e-mail без создания единого хранилища документации существует возможность потери отправленного файла среди множества других. Частое обновление документа приводит к проблемам его актуальности и тем самым к потере времени сотрудника из-за работы с файлом, который был изменен после его скачивания. Также актуальный вариант документа есть в наличии только у его автора. При создании централизованного хранилища отсутствие отслеживания вносимых изменений в документ ведет к возможности его испортить при одновременном редактировании данного файла несколькими сотрудниками. Также требуется затрата времени на оповещения о новых изменениях в документе.

В целях устранения ранее рассмотренных проблем, необходимо учитывать следующие требования для СЭД: возможность хранения всех документов в одном центральном месте с online доступом к нему и минимальным функционалом для отслеживания версий документа [2].

На сайте LiveBusiness приводится список самых используемых и популярных систем электронного документооборота: «ДЕЛО», «Docsvision», «NauDoc», «1C: Документооборот», «Этлас», «Е1 Евфрат», «OPTIMA-WorkFlow», «LanDocs», «DocSpace», «СЭД Практика». Они обладают следующими возможностями:

1.         Многофункциональная система «ДЕЛО» предоставляет такие возможности, как управление документами и информацией; взаимодействие в компании; удаленная работа; поиск и архивное хранение документов; контроль и отчетность исполнения поставленных задач; интеграция с другими системами; защита информации.

2.         Система «1C: Документооборот» осуществляет управление и работу с документами; учет и планирование рабочего времени; контроль исполнения проектных задач; доступ с различных устройств; архивное хранение и поиск документов; предоставляет возможность совместной работы.

3.         «Е1 Евфрат» реализует следующие возможности: ввод и регистрация документов; поиск и хранение документов; контроль исполнения поставленных задач; оптимизация движения документов (технология Workflow); рассылка документов; внутренняя и внешняя почта; редактирование дизайна документов; безопасность; интеграция с 1C, IBM Domino\Notes, SharePoint; отчеты и журналы.

4.         «LanDocs» предоставляет такие функции, как хранение и поиск документов; контроль исполнения поставленных задач; маршрутизация; потоковое сканирование; обеспечение безопасности; интеграция; удаленная работа.

5.         Система «Этлас» осуществляет хранение и поиск документов; рассылки и маршрутизацию; автозаполнение документов; автоматическую отправку документов и смс-уведомлений; контроль исполнения задач; предоставляет шифрование информации; сетевую безопасность; веб - доступ; интеграцию с другими приложениями [4].

Анализ возможностей систем предполагает раскрытие положительных сторон: множество возможностей и функций, связанных с обработкой, хранением, поиском, рассылкой и редактированием документов. СЭД способствуют повышению эффективности управления ОУ, избавлению от больших бумажных архивов, экономии рабочего времени сотрудников и материальных средств. Системы электронного документооборота помогают контролировать исполнение заранее запланированных задач, автоматически отправлять доку менты, тем самым облегчая труд сотрудников. Каждая из систем также заботится о безопасности клиентов, но не гарантирует ее на 100%.

Опрос экспертов выявляет такие негативные моменты, как высокая стоимость данных систем, многие функции доступны лишь с дополнительной оплатой, что очень проблематично для образовательных учреждений. Также применение систем электронного документооборота требует высоких системных требований, то есть ОУ, имеющим недостаточно мощное оборудование, уже нет смысла приобретать СЭД.

При внедрении СЭД на малых предприятиях существует риск замедления процессов обращения документов. При принятии управленческих решений любой организации просто необходимо иметь в пользовании удобный и надежный инструмент, предоставляющий возможность эффективного управления бизнесом. С этой функцией легко справляются системы электронного документооборота.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота является высокой и продолжает расти. На конец 2019 г. российский рынок СЭД продемонстрирует положительную динамику. Убедиться в этом можно проанализировав данные, представленные на графике (рис. 1) [6].

Проанализировав данный график, необходимо сделать вывод о том, что в период с 2016 по 2019 г. российский рынок СЭД вырос с 25,5 млрд. руб. до 37,9 млрд. руб.

Рис. 1. Динамика российского рынка СЭД, млрд. руб.

По данным TAdviser, на конец 2018 года российский рынок СЭД вырос на 13 % и достиг 34,5 млрд. руб. При этом, примерно четверть этой суммы отводится на продажу лицензий, а остальная часть - на услуги. Произошло замедление роста рынка относительно 2017 г., по итогам которого, рост рынка составлял 20 % [6].

Согласно статистическим данным, рынок СЭД демонстрирует достаточно высокий темп роста в сфере делового программного обеспечения, например, рынок CRM-систем по итогам 2018 г. вырос на 11 %, а динамика российского рынка ERP за этот же год составила +5 % [6].

Российский рынок систем СЭД продолжает умеренно развиваться и имеет устойчивую тенденцию к консолидированию. Благодаря проектам по сопровождению, а также усовершенствованию и расширению систем, сохраняется положительная динамика. Согласно данным организаций, функционирующих в сфере создания и внедрением систем данного класса, рынок насыщен, причем существуют мнения q перенасыщении рынка.

По прогнозу TAdviser по итогам 2019 г. российский рынок СЭД продемонстрирует устойчивый рост, он достигнет отметки близкой к показателям 2018 г. - на уровне 10-11 %. Таким образом, на конец этого года объем рынка может достигнуть показателя равного 37,9 млрд. руб.

Процесс внедрения включает в себя большое количество участников проекта с различными целями, которые должны вывести последовательное конструктивное решение, удовлетворяющее ограничениям, и обусловленное требованиями к структуре. Недостаток входной информации и взаимосвязи, отсутствие адекватной документации, несбалансированное распределение ресурсов, отсутствие координации между структурными подразделениями и неустойчивый процесс принятия решений выделяются в качестве основных проблем в области проектного управления [6, с. 336]. Проблемы, связанные с плохо скоординированным управлением документами предприятия, присутствуют не только на ранних стадиях разработки проекта, но и на протяжении всей его реализации. Растущая сложность и масштабы проектов внедрения приводят к увеличению проблем, связанных с ручным управлением и поиском необходимых документов.

С помощью СЭД в отличие от ручного управления проектами внедрения возможно сократить время, затрачиваемое на предоставление (повторный поиск) необходимой информации, исключить ее дублирование. СЭД представляет собой решение для расширения сотрудничества и более тесной интеграции для принятия управленческих решений. Эти преимущества, однако, могут быть реализованы только в том случае, если четкое детерминирован процесс внедрения, в том числе все мероприятия, которые должны быть выполнены, их этапность и взаимосвязь, роли и обязанности членов команды, требуемая информация и каналы ее предоставления [4].

Говоря о роли СЭД в процессе внедрения бережливого производства на предприятии, следует также отметить ее влияние на жизненный цикл проекта. По мнению некоторых исследователей, СЭД сокращает время обработки информации, время ее контроля, ожидания и передачи. Таким образом, сокращается расстояние между этапами процесса (время его реализации). Преимуществом использования информационных технологий является сокращение (или даже устранение) расстояния, которое преодолевает информация при ее обмене в рамках рабочего процесса. По словам Саттона, СЭД «устраняет географические границы в организациях» [8].

Другим преимуществом использования СЭД в процессе внедрения бережливого производства - возможность использования параллельного потока информации. Этот фактор особенно актуален в случае, если существует риск непринятия проводимых изменений порядка хозяйственной деятельности. СЭД гарантирует сокращение числа стадий и связей в информационном потоке. Визуализация информационных потоков (документов) позволяет точно понять, как производится та или иная информация, как она используется [3]. Возможным становится мониторинг и контроль любого мероприятия, определения причин сбоя процесса внедрения.

Существует прямая связь между сложностью процесса и воздействием улучшения информационного потока, обеспечиваемым СЭД: чем выше сложность процессов внедрения, тем выше оценивается потенциал СЭД [2]. Процесс проектирования является сложным и слабо структурированным. СЭД позволяет фокусировать информационный поток и информационный обмен становится более сбалансированным.

Таким образом, можно сделать вывод, что использование СЭД в процессе внедрения бережливого производства в промышленном предприятии может повысить успешность реализации проекта, обеспечить достижение принципов бережливого производства для повышения его эффективности, а также внести позитивный вклад в улучшение и интенсификацию информационного потока во время реализации проекта внедрения.

 

Список литературы

 

1. Вилюхин, АС, и др. Проектирование системы электронного документооборота для учреждения дополнительного образования / А.С. Вилюхин, В.В. Вдовенко//Информационные технологии. -2010.

2. Климов, Б.А. и др. Анализ систем документооборота в проектах по разработке программного обеспечении / Б.А. Климов, Д.Ю. Романов // Бизнес-информатика. - 2010. -№2(12).

3. Верещагина П.Ю., Ибаев А.Ю. Актуальность корпоративного портала для современной организации // XVII Державинские чтения. Академия экономики и управления: материалы Общерос. науч. конф. Февр. 2012 г. /Тамбов: Издательский дом ТГУ им. Державина, 2012. -С. 130-132.

4. Щетников Д.В., Майоров Е.Е., Черняк Т.А. Совершенствование управления конкурентоспособностью организации в условиях современной экономики//Модернизация российской экономики: прогнозы и реальность: сборник научных трудов участников III Международной научно-практической конференции. -СПб.: Изд-во СПбУТУиЭ. 2017. С. 689 -694

5.         Калинина К.Р., Зотина С.С., Карачева Г.А., Рагозина М.А. Бережливое производство как инструмент организации управления производством // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2015. - Т. 2, № 11. -С. 224-226.

6. Русанов В.Ю., Кириллов А.В. Виниченко М.В., Агеев Н.В. Дуплий Е.В., Макушкин С.А., Мельничук А.В. Документирование научных исследований. // Контрольно-измерительные материалы по специальности № 032001.65 (350800) - "Документоведение и документационное обеспечение управления" / Москва, 2012.

7. Майоров Е.Е., Машек А.Ч., Удахина С.В., Цыганкова Г.А., Черняк Т.А. Разработка современной IT-технологии для решения ключевых задач в организации//Роль интеллектуального капитала в экономической, социальной и правовой культуре XXI века: сборник научных трудов участников Международной научно-практической конференции. -СПб.: Изд-во СПбУУиЭ. 2015. -554с.   

 

 

 

 

Goncharova S.A.

St. PetersburgUniversityofManagement

Technologiesand Economics,

Saint-Petersburg, Russia

 

ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION AND ITS SYSTEM

 

Abstract: Solving the problem of production efficiency and improving the competitiveness of products is closely related to the automation of management decisions. The article deals with the concept of electronic document management and electronic document management system, the difficulties of implementation in the enterprise and the necessary steps for successful implementation. It is noted that the effectiveness of any organization depends on the efficiency of document processing, the speed of information distribution between departments of the organizational structure and contractors. The criteria for the development of electronic document management systems are given.

Keywords: Production management, lean production, business process design, documentation management, electronic document management system.